A 2001-ben alakult MÁV Archívum, amely jelenleg a MÁV Szolgáltató Központ menedzsment támogató és ügyviteli üzletágához tartozik, a magyar vasút működésének 175 éve alatt felhalmozott dokumentumait őrzi - megannyi érdekes titkot rejt. Kíváncsi történészektől kezdve terveket kutató mérnökökig mindenki megtalálja itt a számítását, aki régi korok vasúttal kapcsolatos irataiból szeretne tájékozódni. A MÁV Archívum történetéről, működéséről és mindennapjairól a vezető levéltáros, dr. Opauszki István mesélt a Vasutas Magazinnak.
A magyar vasúti társaság megalapításától kezdve rengeteg iratot halmozott fel, köszönhetően az alkalmazottak sokaságának, az országszerte kiépített infrastruktúra alapos dokumentálásának. Az első évtizedekben az iratokat keletkezésük helyén, a különböző igazgatóságokon, állomásokon tárolták. Az 1960-as években merült fel először az igény egy MÁV Szaklevéltár létrehozására. Ez a terv végül nem valósult meg, helyette az Új Magyar Központi Levéltárat hozták létre, mely- a MÁV Vezérigazgatóság iratnak egy részét -is átvette. Ez a levéltár egészen a rendszerváltásig önállóan működött a Hesz András téren, viszont rengeteg fontos dokumentumnak még így sem volt helye. A kétezres évekre 70 ezer iratfolyóméter gyűlt össze a vállalatnál. Ez annyi papír, amennyit ha egymásra raknánk, elérne a világűr határáig [OI2] . Ezért is vált halaszthatatlanná a MÁV Archívum megépítése. A Nyugati mellett álló épület 2005-ben készült el, azóta ide kerül minden nem selejtezhető dokumentum.
Fontos lépés: a teljes digitalizáció
A saját Archívum létrejöttével egyidőben elindították a beköltöztetett anyag digitalizálását is. Három éven át 48 millió irat került fel a számítógépre a fizikai rendszerezéssel párhuzamban. - Volt, hogy tízen, volt, hogy száznál is többen dolgoztak a feladatokon - meséli István. - Ez a munka azóta is tart, évente átlagosan egymillió oldalt digitalizálunk. Az iratfeldolgozási részlegen először átvesszük a dokumentumokat, majd selejtezzük a felesleges másolatokat . Utána beszkenneljük a megmaradt iratokat, a szkennelt képről kitöltjük a keresést lehetővé tévő adatmezőket -. A papírt vonalkóddal látjuk el, majd a megfelelő raktárba tesszük. Az iratfeldolgozáson tizenegy kolléga dolgozik, és egy raktárosunk van. Öten vagyunk levéltárosok, mi -végezzük az adatszolgáltatást és segítjük a rendszerezést.
Miért fontos az adatszolgáltatás?
Az Archívum adatszolgáltatását rengetegen veszik igénybe. A munkatársak szinte napi kapcsolatban állnak a vasúti infrastruktúrát kezelő fejlesztő részlegekkel, hiszen nagyon sok régi tervrajz és fotó fellelhető az Archívumban, ami informál a régebbi munkálatokról. A dokumentumok őrzése jogbiztosítás szempontjából is nagyon fontos, hetente érkezik megkeresés pereskedés, vita esetén. A HR-hez kötődő iratok fontosak a nyugdíj megállapításához. Emellett kutatók is látogatják az Archívumot, a pandémia idejétől eltekintve egyszerre nyolc ember fér el a kutatószobában, ahol keresgélhetnek az irattárban, fénymásolhatnak, jegyzetelhetnek. Jönnek tervezővállalatok, szakdolgozatot író egyetemi hallgatók vagy épp történészek. Olykor írók szeretnének utánajárni regényükben szereplő vonatos események hitelességének. És persze a vasútbarátok, akik családfájukat kutatják, vagy éppenséggel a vasúti bélyegekre kíváncsi bélyeggyűjtők. -A MÁV iratokban az egész történelmünk tükröződik –magyarázza István. - Az 1870-es évektől kezdődően vannak nagyobb számban dokumentumaink , szecessziós menetjegyek, régi szolgálati táblázatok, tervrajzok Eiffel cég tervezőjének aláírásával és egyéb izgalmas kincsek. Ha valakinek nincs ideje, kutatási szolgáltatásként mi is megkeressük számára a megfelelő dokumentumot vagy információt. A MÁV-Volán-csoport alkalmazottai az ITSD felületen tudják igényelni a levéltári szolgáltatásokat.
Mindig van mit csinálni
Az Archívum munkatársai jelenleg a MÁVTI tervtár több mint 160000 rajzát dolgozzák fel. – Emellett az elmúlt években több mint 10 ezer embernek adtunk ki nyugdíjazáshoz szükséges dokumentumokat, valamint a Budapesti Beruházási Igazgatóság tervtárának digitalizálását is megkezdtük. Ott 20000 darabnál tartunk. A napi munka teljesítése mellett mi is fejlődünk, megrendeltünk egy különleges felvételező munkaasztalt, mellyel a legrégebbi, törékeny tervrajzokat is digitalizálni tudjuk egy állványos, kamerás rendszerrel. Így nem kell drága pénzen restaurálást kérni a szakadékony régi iratoknál. Hosszú távon ezeknek az iratoknak a feldolgozására jó lenne egy állandó restaurátor, de ez a pozíció még várat magára.
A raktárrészleg
A MÁV Archívumban nyolc raktár van, gördülőállványos polcrendszerrel felszerelve. Páratartalom-mérő, tűzjelző rendszer szavatolja a dokumentumok biztonságát. A MÁV fotótára is a raktárakban található, régi filmtekercsek, VHS videók. Egy külön filmszerveren van 1500 film 6 terrabyte terjedelemben. A papírokat hengerekben, mappákban, dobozokban tárolják.